Politique de confidentialité

Selon la nature de votre interaction avec AMESCA, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

Coordonnées

• prénom et nom;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• préférence de communication et moment préféré pour être contacté.

Renseignements relatifs à une propriété et à un besoin de gestion

• ville ou localisation générale de la propriété;
• type de propriété, nombre de chambres et nombre de propriétés;
• situation actuelle de la propriété et renseignements relatifs à son exploitation locative;
• lien vers une annonce existante, lorsqu’il est fourni;
• informations relatives à la conformité ou aux démarches en cours;
• besoins de gestion, responsabilités à déléguer et niveau d’implication souhaité;
• échéancier du projet et commentaires que vous choisissez de nous transmettre.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements sensibles ou non nécessaires dans les champs de commentaires.

Lorsque vous utilisez notre site ou transmettez un formulaire, certains renseignements techniques peuvent être traités, notamment la page de provenance, le site référent, certains paramètres de campagne comme utm_source, utm_medium et utm_campaign, ainsi que la date et l’heure de la demande.

Des renseignements techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l’hébergement du site peuvent également être traités par nos fournisseurs technologiques.

Nous utilisons les renseignements recueillis notamment pour :

• analyser une demande de gestion de propriété;
• déterminer si les services d’AMESCA peuvent correspondre aux besoins d’un propriétaire;
• communiquer avec la personne ayant transmis une demande;
• confirmer par courriel la réception d’une demande;
• envoyer des conseils, nouvelles et offres par courriel lorsque la personne y a consenti séparément;
• préparer un échange, une recommandation, une proposition de services ou un processus d’intégration;
• assurer le suivi de nos relations commerciales et de nos opérations;
• améliorer nos processus et nos services;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos systèmes;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous cherchons à limiter la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées.

Nous pouvons recueillir des renseignements directement auprès de vous lorsque vous remplissez notre formulaire d’analyse, communiquez avec nous par courriel ou téléphone, demandez de l’information sur nos services ou nous transmettez volontairement des renseignements dans le cadre d’une relation commerciale.

Certains renseignements techniques peuvent également être recueillis automatiquement lorsque vous utilisez notre site.

AMESCA utilise des fournisseurs technologiques pour exploiter son site et gérer ses activités. La nature des renseignements traités dépend du rôle de chaque fournisseur :

• Wix, pour la réception de certains formulaires, la gestion des contacts, le CRM, les automatisations et la conservation du statut des consentements applicables;
• Vercel, pour l’hébergement et la livraison du site Web ainsi que le traitement de données techniques liées au trafic, au fonctionnement et à la sécurité;
• Google Workspace, pour les courriels, les communications, les documents de travail et certains besoins de stockage;
• Hébergement Web Canada (WHC), pour l’enregistrement et la gestion du nom de domaine ainsi que les services DNS associés. À ce titre, WHC ne reçoit pas le contenu des formulaires simplement parce qu’il gère le domaine.
• Google Analytics 4, uniquement après votre accord, pour mesurer l’utilisation générale du site et le nombre de demandes transmises. Nous ne lui envoyons pas les coordonnées ni les réponses inscrites dans le formulaire.

Ces fournisseurs et leurs sous-traitants autorisés peuvent traiter certains renseignements pour notre compte uniquement dans la mesure nécessaire à leurs fonctions et conformément aux modalités applicables à leurs services. Nous pouvons faire appel à d’autres fournisseurs lorsque cela est nécessaire à nos activités; la présente politique sera mise à jour lorsqu’un changement important modifie la circulation des renseignements personnels.

Après la transmission du formulaire d’analyse, AMESCA peut envoyer un courriel transactionnel confirmant la réception de la demande. Cette confirmation sert uniquement au suivi de la demande et ne constitue pas une inscription à l’infolettre.

L’inscription aux communications marketing est facultative et repose sur une case distincte, vide par défaut. Lorsqu’une personne la sélectionne, son choix et les renseignements de consentement disponibles sont gérés dans Wix CRM. Une confirmation par courriel est requise avant que l’abonnement soit considéré comme confirmé.

Le consentement peut être retiré en tout temps au moyen du lien de désabonnement inclus dans les communications marketing ou en écrivant à info@amesca.ca. Le retrait de ce consentement n’empêche pas AMESCA de répondre à une demande de service ni d’envoyer les communications transactionnelles nécessaires à son traitement.

Wix, Vercel et Google Workspace peuvent exploiter des infrastructures ou faire appel à des sous-traitants situés à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans d’autres territoires. Certains renseignements personnels peuvent donc être communiqués, hébergés ou traités hors Québec. Les services de domaine de WHC peuvent également nécessiter des échanges avec des registres ou bureaux d’enregistrement situés dans d’autres territoires, sans que cela implique la transmission du contenu des formulaires.

Certains renseignements personnels peuvent être communiqués, hébergés ou traités à l’extérieur du Québec. AMESCA encadre ces communications conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous acceptez les cookies, les données d’utilisation transmises à Google Analytics peuvent être traitées à l’extérieur du Québec. Vous pouvez refuser cet outil sans perdre l’accès au site.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Nous cherchons à appliquer un principe de moindre accès et à éviter la circulation inutile de renseignements personnels.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables. Nos principales périodes de conservation sont les suivantes :

• demandes sans entente conclue : jusqu’à 24 mois après le dernier échange;
• dossiers de clients : pendant la relation commerciale, puis jusqu’à 7 ans après sa fin pour les documents contractuels, comptables, fiscaux ou autrement visés par une obligation légale;
• candidatures de partenaires non retenues : jusqu’à 24 mois après le dernier échange;
• consentements aux communications marketing : pendant l’abonnement, puis la preuve du consentement et de son retrait peut être conservée jusqu’à 3 ans;
• données techniques et journaux de sécurité : jusqu’à 12 mois, sauf lorsqu’une conservation plus longue est nécessaire pour enquêter sur un incident ou respecter une obligation légale;
• cookies analytiques facultatifs : jusqu’à 13 mois lorsqu’ils sont utilisés avec le consentement requis.

Les renseignements qui ne sont plus nécessaires sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables. Les données d’un dossier client qui ne sont pas visées par une obligation de conservation sont supprimées plus tôt lorsqu’elles ne sont plus utiles aux fins déterminées.

AMESCA met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, le vol, l’utilisation ou la communication non autorisée, l’altération et la destruction inappropriée.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’offre toutefois une sécurité absolue.

Nous utilisons Google Analytics 4 pour connaître les visites, les pages consultées, la provenance générale du trafic et les demandes transmises par le formulaire. Cet outil est facultatif et demeure désactivé tant que vous n’avez pas choisi « Accepter les cookies » dans le bandeau. Le refus n’empêche pas d’utiliser le site.

Lorsque vous l’acceptez, Google Analytics peut déposer des cookies de mesure (notamment _ga) dont la durée est limitée à 12 mois après la dernière activité. Votre choix est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur. Vous pouvez le modifier en tout temps avec « Choix des cookies » au pied de page; si vous retirez votre accord, le site supprime les cookies de mesure accessibles et recharge la page sans la balise Google Analytics.

Le signal transmis après un envoi réussi du formulaire indique seulement qu’une demande a été faite, sans transmettre le nom, le courriel, le téléphone ni le contenu du formulaire à Google Analytics. Nous n’activons pas ici les fonctionnalités de personnalisation publicitaire de Google.

Notre infrastructure d’hébergement et de sécurité peut traiter les renseignements techniques nécessaires au fonctionnement du site. Les paramètres de provenance ou de campagne associés à une demande restent utilisés pour comprendre son origine, sans établir de profil publicitaire.

AMESCA ne prend actuellement aucune décision commerciale définitive concernant l’acceptation d’un propriétaire ou le niveau de service qui lui sera proposé sur la seule base d’un traitement automatisé des renseignements recueillis sur le site.

Le formulaire d’analyse sert à structurer l’information afin qu’une personne puisse examiner la demande.

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• des informations sur l’utilisation et la communication de vos renseignements;
• le retrait de votre consentement lorsque celui-ci constitue la base applicable au traitement;
• la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s’applique;
• la destruction de renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales applicables.

Toute demande concernant la protection de vos renseignements personnels peut être transmise au :

Nous traiterons les demandes et plaintes relatives à la vie privée conformément aux obligations applicables.

AMESCA maintient des procédures visant à détecter et gérer les incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures exigées par la loi, pouvant notamment comprendre des avis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos activités, de notre site, de nos fournisseurs, de nos pratiques ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour apparaîtra au début de la politique.

Lorsque les changements sont importants, nous prendrons des mesures raisonnables pour les porter à l’attention des personnes concernées.